Registrácia a kontrola 5000 zamestnancov na firemnom evente

Klient organizoval celodenný event pre 5000 zamestnancov a potreboval mať registráciu zamestnancov, kontrolu vstupov aj výdaj balíčkov plne pod kontrolou. Zároveň bola pre všetkých zabezpečená doprava autobusmi, preto mal každý na vstupenke uvedený čas odchodu aj nástupné miesto svojho autobusu.

📝 Zadanie klienta 

✅ Odoslať každému zamestnancovi personalizovaný e-mail so vstupenkou a unikátnym QR kódom,

✅ Doplniť vstupenku o čas a miesto odchodu autobusu, 

✅ Zabezpečiť rýchlu a spoľahlivú kontrolu vstupov pomocou QR kódov,

✅ Umožniť dohľadanie zamestnancov bez vstupenky podľa mena,

✅ Pripraviť štatistiky účasti a zabezpečiť, aby každý účastník dostal pri odchode len jeden balíček.

🛠️ Naše riešenie

1️⃣ Import dát – Od klienta sme dostali zoznam zamestnancov s menom, e-mailom, časom a miestom odchodu autobusu. Všetky dáta sme naimportovali do systému.

2️⃣ Personalizované e-maily a vstupenky – Vytvorili sme vlastné šablóny e-mailu a vstupenky s QR kódom. Každý zamestnanec dostal personalizovanú vstupenku s vlastným menom a detailmi o čase a mieste odchodu autobusu.

3️⃣ Rýchla akreditácia na mieste – V priebehu dvoch hodín sme naskenovali viac ako 4000 zamestnancov. Tí, ktorí si zabudli vstupenku, boli jednoducho dohľadaní podľa mena v tablete.

4️⃣ Výdaj balíčkov pod kontrolou – Pri odchode sme opäť skenovali QR kódy, čím sme zabezpečili, že každý zamestnanec dostal presne jeden balíček.

5️⃣ Detailné štatistiky – Po evente sme klientovi poskytli kompletné dáta:

• ktorí zamestnanci sa zúčastnili,

• časové grafy nástupu do areálu,

• presné počty odovzdaných balíčkov.

Výsledok?

✔️ 5000 odoslaných personalizovaných e-mailov

✔️ 4000+ zamestnancov odbavených v priebehu 2 hodín

✔️ nulový chaos pri nástupe aj odchode autobosov

✔️ spoľahlivé dáta pre klienta

➡ Aj váš firemný event môže prebehnúť bez chaosu s profesionálnou registráciou, kontrolou vstupov a štatistikami. 

Stačí napísať na info@inviton.eu alebo zavolať na +421 902 536 314.