Predaj vstupeniek, fakturácia a eventová aplikácia pre odbornú konferenciu

 Zadanie klienta

Klient organizoval odbornú konferenciu a potreboval komplexné riešenie, ktoré pokryje celý životný cyklus eventu – od predaja vstupeniek až po komunikáciu s účastníkmi po skončení konferencie. Konkrétne požiadavky boli:

• predaj viacerých typov vstupeniek s rôznymi cenami a DPH,

• samostatný registračný formulár pre každý typ vstupenky,

• automatizované e-maily so vstupenkou a vystavenou faktúrou,

• tlač menoviek pre účastníkov na mieste,

• kontrola nároku na stravu,

• eventová mobilná aplikácia s programom, informáciami o prednášajúcich a možnosťou klásť otázky,

• zber spätnej väzby formou dotazníka,

• automatické odoslanie certifikátu o účasti po konferencii.

Naše riešenie

1️⃣ Predaj vstupeniek a registrácia

V systéme Inviton sme pre klienta vytvorili predajný event s tromi typmi vstupeniek a samostatným predajom stravy. Každý typ vstupenky mal:

• vlastnú cenu,

• rozdielnu sadzbu DPH,

• vlastný registračný formulár so špecifickými údajmi, ktoré organizátor potreboval od účastníkov získať.

2️⃣ Automatizované e-maily a fakturácia

Po úspešnej registrácii dostal každý účastník automatický e-mail v dizajne klienta, ktorý obsahoval:

• vstupenku s QR kódom,

• faktúru vystavenú v mene klienta za registračný poplatok alebo vstupenku.

3️⃣ Akreditácia a tlač menoviek na mieste

Pri vstupe na konferenciu sme účastníkov odbavili naskenovaním QR kódu zo vstupenky. V prípade potreby bolo možné účastníka vyhľadať podľa mena v tablete v aplikácii Inviton Promoter a okamžite mu vytlačiť menovku s ďalším unikátnym QR kódom.

4️⃣ Kontrola stravy pomocou QR kódov

QR kód na menovke sme využili pri výdaji stravy. Systém automaticky vyhodnotil:

• či má účastník zakúpený obed,

• či si ho už v daný deň nevyzdvihol.
  Tým sme eliminovali chyby a zabezpečili presnú evidenciu.

5️⃣ Eventová aplikácia pre účastníkov

Pre klienta sme pripravili mobilnú aplikáciu pre iOS a Android, ktorú si účastníci mohli stiahnuť ešte pred konferenciou. V aplikácii našli:

• kompletný program konferencie,

• informácie o prednášajúcich,

• praktické informácie o doprave, parkovaní a mieste konania,

• modul na kladenie otázok prednášajúcim priamo počas prednášok.

6️⃣ Dotazník spokojnosti a push notifikácie

Po skončení konferencie organizátor rozoslal všetkým účastníkom dotazník spokojnosti priamo cez aplikáciu. Účastníci boli na dotazník upozornení push notifikáciou, čo výrazne zvýšilo mieru vyplnenia.

7️⃣ Certifikáty o účasti

Po konferencii systém automaticky rozoslal všetkým zúčastneným personalizované certifikáty o účasti, ktoré obsahovali:

• meno účastníka,

• jeho pracovisko,

• počet získaných kreditov.

Výsledok

✔️ plynulý predaj vstupeniek a bezproblémová fakturácia
✔️ rýchla akreditácia a presná kontrola stravy
✔️ aktívne zapojenie účastníkov cez mobilnú aplikáciu
✔️ cenná spätná väzba pre organizátora
✔️ automatizácia procesov pred, počas aj po konferencii

➡ Chystáte konferenciu a hľadáte riešenie, ktoré pokryje všetko od registrácie až po certifikáty?
S Inviton máte celý event pod kontrolou z jedného systému.