🎓 Efektívna registrácia, kontrola vstupov a automatické zasielanie certifikátov na lekárskom kongrese

Organizátor odborného lekárskeho kongresu nás oslovil s jasným cieľom 👉 zjednodušiť a automatizovať proces registrácie účastníkov, sledovanie ich účasti na prednáškach a doručovanie certifikátov s pridelenými kreditmi.

📝 Zadanie klienta:

✅ Registrácia účastníkov na mieste podujatia vrátane tlače menoviek s QR kódom,

✅ Kontrola vstupu a výstupu do prednáškovej miestnosti,

✅ Presný výpočet času stráveného na prednáškach,

✅ Pridelenie kreditov podľa dĺžky účasti na prednáške,

✅ Automatické zaslanie personalizovaného certifikátu o účasti každému účastníkovi e-mailom.

🛠️ Naše riešenie:

📥 Import účastníkov

Do systému inviton.eu sme importovali excelový zoznam účastníkov od klienta – s údajmi ako meno, priezvisko a pracovisko každého návštevníka.

🧾 Registrácia a tlač menoviek

Na mieste kongresu hostesky pomocou tabletu vyhľadali účastníka podľa mena a vytlačili menovku s unikátnym QR kódom, ktorý sa neskôr používal pri kontrole vstupov.

🔄 Kontrola vstupov a meranie času

Pri vstupe aj výstupe z prednáškovej miestnosti boli umiestnené čítačky QR kódov, ktoré obsluhovali hostesky.
Každý vstup a výstup sa zaznamenával do systému, čo nám umožnilo presne určiť čas strávený v miestnosti.

➡️ Hlavnou motiváciou organizátora bolo zabezpečiť, aby účastníci strávili v prednáškovej sále čo najviac času – čím získali viac kreditov.

🎓 Generovanie certifikátov

Po skončení kongresu sme pomocou systému automaticky vygenerovali PDF certifikáty o účasti.

Každý certifikát obsahoval:

• Meno a priezvisko účastníka,

• Názov jeho pracoviska,

• Počet získaných kreditov podľa reálne stráveného času na prednáškach.

Všetky certifikáty boli hromadne odoslané e-mailom účastníkom – bez potreby manuálneho spracovania alebo tlače.

📈 Výsledky:

• 💡 Účastníci sa registrovali rýchlo a bez čakania,

• 🎯 Organizátor mal presný prehľad o dochádzke a čase účasti,

• 📩 Certifikáty boli odoslané automaticky a bez chýb už pár hodín po skončení kongresu,

• 🧠 Odbúralo sa množstvo manuálnej práce a stresu v kritickej fáze po podujatí.

🧑‍⚕️ Pre koho je toto riešenie ideálne?

• Lekárske a odborné kongresy s povinnosťou prideľovania kreditov,

• Konferencie, kde je potrebné sledujúca evidencia účasti,

• Podujatia, kde treba rýchlo a presne doručovať certifikáty účastníkom.

Chcete podobné riešenie aj pre váš kongres alebo odbornú konferenciu?
📩 Ozvite sa nám a navrhneme systém presne podľa vašich potrieb.

👉 info@inviton.sk