Správa partnerov a ich hostí na veľkom festivale pomocou systému Inviton

Organizátor jedného z najväčších slovenských festivalov nás oslovil s výzvou, ktorú pozná každý, kto spolupracuje s desiatkami až stovkami partnerov:

Ako jednoducho, spoľahlivo a bez chaosu zaregistrovať stovky hostí od viac ako 300 partnerov a dodávateľov bez nutnosti ručnej komunikácie a bez rizika zneužitia vstupeniek?

Zadanie klienta:

✅ Potrebujeme, aby každý z partnerov mohol zaregistrovať vlastných hostí.
✅ Počet hostí musí byť limitovaný – rôzne počty a typy vstupeniek podľa partnera (napr. 10× basic, 5× VIP, 5× parking).
✅ Partneri musia mať možnosť sami upravovať mená účastníkov až do momentu ich príchodu.
✅ Na akreditácii potrebujeme prehľadný zoznam hostí, vrátane typu vstupenky a doplňujúcich údajov z formulára.
✅ Cieľom je minimalizovať manuálnu komunikáciu, zamedziť predaju vstupeniek cez inzerciu a zachovať kontrolu nad registráciou.

Naše riešenie:

V systéme Inviton sme pre klienta vytvorili event so samostatnými Guestlistami pre každého partnera.
Každému partnerovi boli priradené konkrétne typy vstupeniek (napr. Basic, VIP, parking) s nastaveným limitom počtu, na ktoré mal nárok.

Partner dostal unikátny link na svoj Guestlist – bez potreby prihlasovania – kde mohol vyplniť údaje svojich hostí a prideliť im príslušný typ vstupenky.

Kľúčové výhody:

• 🧑‍💼 Organizátor nekomunikuje ručne s 300+ partnermi – systém to rieši za neho.

• 🔁 Partner si sám upravuje hostí až do momentu, kým hosť neprejde cez akreditáciu.

• 🔒 Žiadne posielanie vstupeniek – žiadne riziko predaja cez bazáre.

• 🧾 Pri registrácii vidí personál v aplikácii meno, typ vstupu aj doplňujúce údaje.

💡 ČO SA STANE, AK HOSTIA NIE SÚ NA ZOZNAME?

Ak príde hosť, ktorého personál nenájde v aplikácii Inviton Promoter, nehľadá sa v e-mailoch ani v papieroch.
Stačí, aby hosť zavolal kontaktnej osobe partnera, ktorá si hosťa dopíše do Guestlistu online.
Vďaka online režimu sa meno okamžite objaví v tablete na akreditácii a hosť môže byť obratom vybavený.

📲 ZÁVER

Inviton zautomatizoval prácu, ktorá by inak vyžadovala stovky e-mailov, excelov a telefonátov. Partneri mali úplnú slobodu v správe svojich hostí a organizátor zároveň plnú kontrolu nad limitmi a prístupmi.

Riešenie ideálne pre festivaly, veľké podujatia a B2B akcie s množstvom partnerov.

Chceš podobne efektívne nastaviť správu hostí aj na tvojom evente?

📩 Ozvi sa nám a pripravíme riešenie na mieru.